Bien cartographier ses achats en 5 étapes

Regarder à la loupe les dépenses

Lorsque j’interviens sur des missions d’audit achats en TPE-PME(qui désirent souvent établir une stratégie achats et optimiser leurs dépenses), je demande à la Direction dès nos premiers échanges :

« Pensez-vous bien connaître la répartition de vos achats ? »

Un certain nombre me renvoie à la consultation des données comptables. Ce qui est très insuffisant pour bien maîtriser ses dépenses – ou vers les équipes opérationnelles pour collecter et consolider les informations. C’est un fait : lorsque la taille de la structure ne justifie pas la présence d’un acheteur, la fonction d’acheteur (d’approvisionneur devrait-on parfois corriger) se trouve éclatée sur un grand nombre de services.

femme tente de cartographier ses achats mais est débordée par une tonne de papiers

Les données sont éparpillées et la consolidation de celles-ci en un point unique est rarement mise en œuvre pour l’ensemble des dépenses.

Ce sont ces mêmes équipes qui estiment souvent « obtenir de bons prix car ceux-ci n’augmentent pas » ou qui sont convaincus d’avoir bien négocié. Pour preuve « la remise de 20% sur la grille tarifaire ».

Cartographier ses achats c’est se préparer à bien négocier !

Or, c’est parce que l’on sait avec grande précision ce que l’on a acheté, à quel prix, à qui, dans quelles quantités, que l’on va pouvoir bien négocier.

D’une part la cartographie achats va permettre d’identifier aisément les catégories d’achats sur lesquelles nous allons devoir travailler en priorité pour optimiser ou sécuriser les dépenses. D’autre part, elle permettra d’avoir suffisamment d’information pour mener une négociation éclairée avec les fournisseurs.  

Document comptable dépenses

C’est là tout l’objectif de la mise en place d’une cartographie achats. Dans certaines entreprises toutes les dépenses – bien qu’enregistrées comptablement – ne font pas l’objet d’un suivi particulier.

Nous n’avons pas tous un ERP avec son module achats. Et lorsque l’on en a un, il n’est pas toujours bien paramétré pour être utilisé avec efficacité : les informations qui y sont sauvegardées sont parfois saisies de façon trop peu précises pour pouvoir être ensuite exploitées.

Alors, par où commencer ?

Soyons directs : la collecte de données peut être fastidieuse.
Mais le jeu en vaut la chandelle car l’exercice doit être réalisé une seule fois. Sa mise à jour sera par la suite automatisée. Une fois la cartographie finalisée, nous pourrons travailler sur une stratégie d’achat pertinente.

On identifie qui participe à la collecte de données

Mêlée de rugby pendant un match
Tous ensemble pour optimiser les achats !

Avant toute chose, il faut identifier qui va participer à la collecte de ces données. Ce peut être les acheteurs et approvisionneurs, les prescripteurs, les experts techniques, les utilisateurs, les décideurs, le service comptable, parfois même l’ensemble de ces contributeurs.

A ce stade, il est important que les équipes soient participatives.
Il ne s’agit pas de « fliquer » ou de juger ce qui a été réalisé par le passé. En d’autres termes, il s’agit de préparer les outils qui seront à disposition de ces mêmes équipes pour leur permettre demain un meilleur pilotage de leur fonction achat.

ETAPE 1. On collecte les données

L’exercice consiste à lister toutes les dépenses de l’entreprise.
Chaque achat doit être répertorié de façon la plus détaillée possible, à minima : date d’achat, nom du fournisseur, prix unitaire HT, désignation du produit, quantité achetée, …..

Documents comptables avec calculette et post-it

On réalisera le travail à minima sur une période d’un an, idéalement sur 3 ans.

On va commencer à travailler avec l’ERP (quand il y en a un).
Lorsque c’est le cas, on extrait les données existantes. Et on cherche à les compléter ou les affiner avec les données collectées auprès des approvisionneurs, des équipes de vente, du service production, du service qualité et évidement auprès des fournisseurs (qui seront au travers de reportings d’excellentes sources d’informations).
Pas d’inquiétude si l’entreprise ne dispose pas d’ERP !
Aussi éclatée que soit l’information, il est toujours possible de la retrouver et de la rassembler. Ainsi, il m’est arrivé de devoir récupérer les factures papier stockées au service comptable pour pouvoir identifier les dépenses de l’entreprise et construire ainsi ex-nihilo la cartographie achat.

ETAPE 2. Excel devient un bon allié pour nettoyer les données

Une fois toutes les données collectées, nous allons attaquer l’étape de nettoyage de ces informations.
L’exercice est capital si l’on veut disposer d’une base de données propre et exploitable. Il s’agit par exemple de :
– Vérifier que les données en provenance de sources différentes n’ont pas été saisies en double.
– S’assurer qu’un même fournisseur n’est pas renseigné plusieurs fois dans le fichier avec des dénominations sensiblement différentes.
– Contrôler également les désignations articles pour s’assurer que chaque article n’est pas présent dans le fichier lui aussi sous des désignations différentes. Une fois avec un code article, une autre fois avec une désignation et une autre fois encore avec la référence propre au distributeur qui vous l’a vendu.

ETAPE 3. On qualifie les données pour construire le référentiel achats

Il s’agit maintenant de structurer les données de façon intelligente.
En clair, nous allons classifier les achats. C’est à dire affecter chaque article commandé à un type d’achat :

femme mort un crayon en essayant de classifier ses achats sur son ordinateur

achat direct (ceux qui sont affectés à la production) ou achat indirect (les achats utilisés pour les fonctions supports). Puis en catégorie et sous-catégorie, et enfin en segment et sous-segment.

Cette étape de classification relève du bon sens pour bien des lignes de dépense. Vous pourrez dégrossir une bonne partie de la classification en posant des filtres dans votre fichier Excel. Vous allez cependant devoir vous appuyer sur les équipes opérationnelles pour segmenter vos achats plus techniques. En effet, ce travail collaboratif est pour moi un enjeu majeur. Car il pose les fondations d’une relation constructive et gagnante entre les différents services de l’entreprise.   

La plupart du temps, je profite de ce travail avec les équipes pour construire en parallèle de la cartographie achats, la base de données fournisseurs et la bibliothèque des contrats existants.

Je vous recommande de faire de même, car ce sont vraiment deux outils utiles à la fonction achat. En effet, traiter cet exercice en même temps que votre collecte de données vous fera gagner beaucoup de temps par la suite.

ETAPE 4. On analyse les données

Une fois les dépenses identifiées, les données extraites, le fichier nettoyé et les achats classifiés, nous allons pouvoir nous atteler à la partie sympathique de la cartographie : l’analyse des données.

Nous allons data cruncher dans tous les sens, triturer les données, afin d’avoir une vision factuelle et précise de nos dépenses.

De nombreuses méthodes d’analyses peuvent vous y aider.

Un homme montre des graphiques "Analyse de ses achats" sur un ordinateur

Très simplement et pour commencer, un classement Pareto 20/80 vous permettra d’identifier rapidement parmi vos familles d’achat quelles sont les 20% de celles-ci représentant 80% des dépenses.

La méthode ABC appliquée aux achats va permettre une approche plus fine encore en éclatant les achats en 3 groupes :

  • Le groupe A (ce sont les 20% des familles qui représentent 80% de la valeur totale des achats). Ce sont souvent des achats stratégiques.
  • Le groupe B regroupe plutôt les achats indirects et récurrents. Ce sont les 30% des familles qui représentent 15% des achats.
  • Le groupe C (ce sont les 50% des familles qui représentent 5% des achats) ; il représente souvent des achats aux coûts administratifs très élevés compte tenu du nombre important de commandes. 

Enfin, on pourrait citer aussi la matrice de Krajic. Elle vous permettra de classer les produits achetés en fonction de leur complexité d’achat :(produits simples, produits lourds, produits à effet de levier, produits stratégiques).

Chacune de ces méthodes d’analyse vous aidera à prioriser vos achats et identifier le type de relation à adopter avec vos fournisseurs.

ETAPE 5. On communique avant d’établir la stratégie achats !

Une fois votre référentiel achat analysé, vous allez pouvoir représenter visuellement la segmentation de vos achats.
On communique donc sur la segmentation globale puis on peut faire un focus sur une famille d’achats. Par exemple, on peut mettre en avant le nombre de fournisseurs actifs dans cette famille. De plus, vous pourrez aisément présenter les achats stratégiques et identifier parmi ceux-ci ceux qui sont à risque.

C’est le moment sympa de l’exercice : partager avec la Direction et les équipes la cartographie de vos achats.
Surtout, il faut passer un peu de temps à la mise en forme des données et à leur représentation graphique pour que cela soit percutant. Powerpoint fait cela à merveille.

C’est bien là l’enjeu… Car il s’agit maintenant de travailler sur la stratégie achat en embarquant les équipes avec vous !

Après avoir bien cartographier ses achats, une femme explique sa stratégie achats à ses collaborateurs
Après l’analyse des données, il faut communiquer sur les résultats et les actions à mener

Vous voulez travailler sur votre stratégie achats et optimiser vos dépenses, nous pouvons vous y aider. Toutes les infos sur pmil.fr.

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